Tietosuojaseloste

            

 1 Rekisterin nimi

Hämeenlinnan Henkinen Kehitys ry:n henkilörekisteri 


2 Rekisterinpitäjä

Hämeenlinnan Henkinen Kehitys ry
Palokunnankatu 10, 13100 Hämeenlinna 


3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Tiina Kataja-Lyly

Osoite: Palokunnankatu 10, 13100 Hämeenlinna 
Sähköposti: hmlhenkinenkehitys@gmail.com



4 Rekisteröidyt

Yhdistyksen varsinaiset jäsenet (vuosijäsenet, ainaisjäsenet ja kunniajäsenet).  Tiedotteita, tapahtumia, kursseja, tms. varten yhteystietonsa antaneet. 


5 Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön itsensä antamaan suostumukseen.  Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. 

Tietoja käytetään laskutukseen, jäsenlehtien, jäsenkirjeiden ja tiedotteiden toimittamiseen jäsenille, tilaisuuksien, matkojen ja kurssien järjestämiseen, sekä kyselyjen ja jäsentutkimusten tekemiseen. 
Yhteystietonsa tiedotteita, kursseja, tms. varten antaneiden yhteystietoja käytetään tiedotteiden lähettämiseen ja/tai kursseille osallistumiseen, tms. 

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.  Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Yhdistysavain) palvelimille.


6 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.  Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

  • Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
  • Syntymävuosi
  • Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsenyyden alkamisajankohta)
  • Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
  • Lisätiedot (lehtitilaustiedot, kirjalainaukset, yms.)
  • Tiedotteiden sähköpostitusosoitteet, sekä tapahtumiin ja kursseille osallistuvien sähköpostiosoitteet.
  • Hallitusten jäsenten henkilötunnus ja salassapitovelvollisuuden allekirjoitettu lomake. Säilytetään viisi vuotta lukkojen takana.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.  Tiedotteiden jakelulistojen, tapahtumien ja kurssien osallistujaluetteloiden tietolähteenä ovat henkilöiden omat ilmoitukset. 


8 Tietojen luovutus ja siirtäminen 

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta.  Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.  


9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella.  Sähköinen jäsenrekisteri voidaan säilyttää myös Hämeenlinnan Henkinen Kehitys ry:n puheenjohtajan ja tai jäsenrekisterin hoitajan omistamalla tietokoneella tai ulkoisella kovalevyllä käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta ja ulkoista kovalevyä säilytetään lukitussa tilassa.  Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Hämeenlinnan Henkinen Kehitys ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. 


10 Tietojen käsittelyn kesto

Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden kestoajan.  Maksutiedot ja osallistujalistat säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta.  Osallistujalistat tapahtumista, joiden tietoja ei tarvitse säilyttää kirjanpitoa varten, hävitetään välittömästi tapahtuman jälkeen. 


11 Tietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän lisäksi rekisteriä ja sen tietoja käsittelevät henkilörekisteriohjelman ylläpidosta ja henkilötietojen säilytyksestä vastaava palveluntarjoaja (Yhdistysavain).  Jos henkilötietoja käsittelevissä palveluntuottajissa tapahtuu muutoksia, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 


12 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojenkäsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia. 


13 Rekisteröityjen oikeudet

 Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä. 
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

14 Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kolme (3) nimetylle yhteyshenkilölle. 


15 Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.